Come essere un buon receptionist

Come essere un buon Receptionist e quali sono le caratteristiche tecniche e personali che si dovrebbero avere per poter ambire a questo ruolo?

Ho volutamente utilizzato il verbo “ambire” perchè seppur spesso si tenda a sottovalutare questo mestiere, non è adatto per qualsiasi figura alla ricerca di una posizione ma vengono normalmente richieste alcune caratteristiche specifiche… vediamo quali :

  1. Cortesia
  2. Attenzione e disponibilità all’ascolto
  3. Pazienza
  4. Capacità di mostrare apatia
  5. Affabilità, nel senso di saper accogliere le persone in modo semplice ed aperto (mantenendo la forma)
  6. Proporsi positivo e sorridente
  7. Mai lasciar trasparire pensieri o situazioni non rientranti nel proprio ruolo
  8. Diplomazia, che sembra scontato ma invero questo lato del nostro carattere non è poi così ovvio; lo si crea nel corso del tempo mantenendo la calma ed autocontrollo a prescindere da ciò che accade intorno a noi
  9. Flessibilità, non solo nell’orario ma in un insieme di situazioni ed azioni che vi possono capitare quotidianamente

La conoscenza di Inglese e di una seconda Lingua (tra Francese, Tedesco, Spagnolo … a volte Portoghese, Russo, Cinese) è una priorità. Buone conoscenze informatiche, della posta elettronica, di Internet e di alcuni gestionali in particolare rientrano tra le competenze tecniche (vedi Leonardo, Protel, Opera, Ericsoft ecc)

Essere un buon receptionist può rappresentare una fantastica scuola di vita, non solo per migliorare o limare lati del carattere non sempre così semplici ed ingenui, ma anche per imparare a capire le persone dal modo di fare, dire e pensare… il tutto mantenendo l’autocontrollo e consapevolezza del ruolo che si sta svolgendo. Nonchè per migliorare le Lingue…

Essere un buon receptionist non significa sempre e solo lavorare in piedi (ma il seggiolino perchè non viene preso sempre in considerazione?) Fa bene pensare 🙂 e rispettare il nostro Ospite lo si può comunque fare alzandosi al suo arrivo. A parte ciò, avere il perfetto controllo del nostro reparto ma anche la capacità di saper interagire con gli altri reparti sia della nostra area Room Division (che naturalmente va ad includere il reparto Housekeeping e Maintenance) sia del F&B

Essere un buon receptionist può riguardare non solo il FO (acronimo di Front Office) ma tutto quanto concerne rapporto con il pubblico.

Le funzioni principali da tenere a mente ed imparare :

  • Dà il benvenuto agli Ospiti e provvede poi alla loro registrazione (entro 24 ore)
  • Interagisce e coordina con gli altri reparti
  • Gestisce in autonomia i pagamenti e la cassa
  • Sa capire i suoi ospiti, risolvere i loro problemi e magari anticipare le esigenze
  • Gestisce le partenze, verificando che il soggiorno sia andato come previsto o magari oltre le aspettative

A queste nozioni basilari, si andranno ad aggiungere nel tempo la gestione delle prenotazioni (individuali e poi anche Gruppi), le statistiche, la gestione dei portali per disponibilità ed aggiornamenti prezzi, la gestione delle anagrafiche, il saper fare preventivi last-minute, la gestione delle c.d. variabili distorsive (quali Overbooking, No-show, Late cancellation, Early departure ecc), il preparare gli ordini di servizio, tradurre il menu per il Ristorante ecc

Sempre più spesso vengono richieste competenze in comunicazione sui Social media nonchè sui principali strumenti di messaggistica… quante volte vi sarà capitato di clienti richiedenti un numero per il contatto via Whatsapp o Facebook messenger?

Ora la domanda sorge spontanea : quanto siete pronti a sacrificare il vostro tempo, weekend e festivi per il lavoro in Hotel?

Però, vorrei aggiungere, lavorare in Hotel può aprire altre porte… lavorare in Reception può infatti essere richiesto anche in strutture alternative… quali?

  • Ville con piscina ad uso esclusivo ma con personale
  • Agriturismi
  • Villaggi turistici e Resort
  • Camping organizzati
  • Apart-hotel (con formula hotel e formula residence)
  • Scuole di Lingua per stranieri
  • Contact center
  • Aeroporti (in questo caso vengono richieste competenze ulteriori quali conoscenza di GDS ecc ecc)
  • Navi da crociera

In fondo, il lavoro in Hotel può offrire tante ottime occasioni per il vostro futuro… che ne pensate?

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