Quali strumenti web deve avere un Hotel?

Quali strumenti web deve avere un Hotel o altra struttura ricettiva? E quanto conta essere consapevoli di quanto si vuole ottenere dalla visibilità online visto che oggigiorno il mercato ha un mare di offerte più o meno interessanti? La scelta degli strumenti web – per posizionamento online e potenzialmente aumentare i contatti diretti – deve restare strettamente correlato alle nostre priorità :

  • Ottimizzare i tempi di gestione
  • Ottimizzare i ricavi
  • Mantenere sotto controllo i costi da sostenere tra fissi e variabili
  • Vorrei anche aggiungere di puntare su una buona e mirata gestione dell’accoglienza con personale sì disponibile all’ascolto, attento e cordiale ma anche formato e consapevole del proprio ruolo per rappresentare una vera e proficua risorsa per la sua struttura

Partiamo dal concetto fondamentale per la creazione di un business plan curato, le 4P del marketing concetto che racchiude il senso della nostra gestione :

  • Prodotto (quanto amiamo la nostra struttura e quanto possiamo valorizzarla?)
  • Price (a chi rivolgiamo la nostra offerta? Tipologia, età, interessi, budget, tipologia di viaggio ecc ecc)
  • Place (distribuzione accurata del prodotto)
  • Promotion (ultimo step comunque utile per una buona comunicazione del prodotto attraverso vari canali utili per incontrare il nostro target di riferimento)

Partiamo dal software gestionale : nel tempo è cambiata la tempistica e se può salvarci utilizzare moduli excel e booking system cartacei per strutture medio-piccole, questo può diventare un ostacolo in caso di strutture superiori alle 5 camere.

I tempi sono andati evolvendosi ed oggi potrebbe essere un rischio oltre che un costo non puntare su strumenti tecnologici utili per il nostro lavoro quotidiano… i software presentati sul mercato sono disponibili e settabili a partire da 5 camere, proponibili per questo anche a strutture extralberghiere quali bed and breakfast per esempio.

Inoltre, grazie alla tecnologia, oggi possiamo gestire anche altro tipo di strutture extralberghiere quali case vacanze attraverso software gestionali. Nella scelta di un gestionale, è importante partire dalle funzionalità supportate o integrabili, che sia veloce, rapido, funzionale senza andare in blocco che consenta di fare back-up e che lavori direttamente in cloud…

Quanto alla funzionalità, gli strumenti integrati disponibili, le statistiche ed i costi annui da sostenere… Per funzionalità intendiamo quanto di quotidiano si debba svolgere, ovvero :

  • Calendario delle prenotazioni
  • Gestione corrispondenza con booking form allegato e messaggi template da impostare per email pre-arrivo e post-soggiorno
  • Gestione arrivi e partenze (check-in e check-out)
  • Anagrafiche e schedine alloggiati con file integrato per l’invio del C59 alla questura
  • Gestione delle tariffe, promozioni, restrizioni eventuali (vedi Minimum stay per es.)
  • Gestione della fatturazione (viceversa come analizziamo ricevute, fatture, sospesi e solleciti?)
  • Reportistica fiscale
  • Listini, tariffe suddivise per tipologia e stagione nelle varie fasce, booking e cancellation policy, child policy (utile se si vuole mirare la propria offerta verso il target “Family travel”)
  • Collegato con Booking engine (ovvero il sistema di prenotazione interno della struttura) e Channel manager (ovvero quel software che ci aiuta a tenere aggiornato ed in tempo reale occupazione e strategia tariffaria sui vari canali di vendita)
  • Anagrafica / Loyalty program

Cos’altro aspettarsi?

Fondamentale capire quanto lontani si vuole arrivare… Cosa analizzare del nostro cliente tipo? Sempre viaggiatore nuovo o anche abituale? Perchè ci sceglie, cos’ha trovato di ottimale nella nostra offerta?

Storico dati : Quanto può essere utile per un miglioramento delle nostre tariffe di vendita? Su quali variabili lavoriamo preferibimente? Advanced, Not Ref, Last minute, vari tipi di Promo oppure?

Sito web : perchè è importante la nostra migliore vetrina? Tra le domande da porsi dovremmo farci una to-do-list :

  • Come intercettare il nostro potenziale cliente e rendersi interessante rispetto alle sue esigenze e/o desideri?
  • Quali sono le caratteristiche che deve avere il mio Sito web affinchè sia invogliante per un utente?
  • Quanto sono coinvolti i nostri operatori del Front e Back office nella gestione dei contenuti e promo?
  • Chi si occupa di analizzare i dati per capire gli utenti in entrata, visitatori e ritorni, nazionalità, articoli e pagine preferite?

Anche se non siamo Web designer, la consapevolezza del prodotto che si vuol far realizzare ci aiuta sicuramente a valutare meglio il risultato finale. Ci sono una serie di accorgimenti da tenere in dovuta considerazione perchè un sito sia potenzialmente ben posizionabile online : tecnicamente veloce, sicuro, di facile usabilità, rapido nel caricare e nello scaricare la memoria cache… utile perchè Mr. Google tende a premiare quei portali che curano questi dettagli tecnici in posizionamento e content marketing, ovvero quanto sono utili i contenuti che produciamo per un potenziale utente che cerca informazioni similari alla nostra offerta.

Per una struttura alberghiera o extralberghiera, la stringa del Booking engine integrato in bella vista in Home page, la presentazione delle camere suddivise per tipologia con relative foto professionali ad alta risoluzione, dettagli di contatto facili da trovare, responsive (Google penalizza infatti subito quei siti che non lo sono o non del tutto!), una bella Gallery con il meglio della nostra offerta suddivisa per ambiente, form di contatto, qualche benefit per incentivare la vendita diretta, evitare le musichine in sottofondo che oltre ad innervosire, tendono a rallentare il caricamento delle pagine…

Perchè è poi così importante la sicurezza? Beh, provando ad immedesimarsi … chi mai sarebbe così imprudente da inserire i dati della propria carta di credito (anche se ricaricabile può comunque essere phishata) su un sito poco sicuro? Fate mai caso prima di procedere al pagamento se la pagina in cui venite reindirizzati è criptata, con indirizzo che inizia per https… ?

Tra l’altro questo è un altro indice di sicurezza ed affidabilità per Mr. Google che tende a penalizzare (veramente) coloro che non seguono questi piccoli ma importanti accorgimenti.

Ebbene, per tornare a bomba senza però stufare i nostri cari Follower, provate un bel tool noto come Tooly tips … nella sezione “Software per Hotel” li trovate archiviati per utilità.

Io sono andata in particolare nella sezione Booking engine e qui ho guardato cosa mi compare in listing… cosa scegliere? Tra i tool utilizzati e che ho trovato particolarmente funzionali, tenderei a dire :

  • Fastbooking
  • Ericsoft (che personalmente non ho amato granchè)
  • ErmesHotels che ho utilizzato per un B&B come Booking engine e Channel Manager… non male
  • Tra i BE più conosciuti e consigliati, sono a promuovere in particolare : Booking Expert, Hotel.BB, Simple Booking e Vertical Booking

Cos’altro può essere molto utile?

Su una struttura piccola, si può osare diversamente ma se si lavora in una struttura medio-grande è necessario precisione ed analisi di costi e ricavi, ma anche percentuale di occupazione…

Programma di Revenue management (o modulo integrabile nel nostro gestionale), Channel manager per ottimizzare i tempi di gestione portali per occupazione e aggiornamento prezzi e/o promozioni (su una struttura piccola, si può magari iniziare sincronizzando i calendari e in un secondo momento valutare l’acquisto).

Se credete poi che il Digital branding e la Web reputation non siano da sottovalutare, perchè non pensare ad un software specifico per l’analisi del web listening? Se provate ad incrociare tutti questi dati, vi renderete presto conto di come offerte di potenziali fornitori di servizi o richieste di potenziali clienti interessati alla nostra offerta o promozione non arrivano a noi per caso, ma grazie alla nostra promo-commercializzazione curata e coerente.

E se qualcuno dovesse pensare mentre mi legge, come mai ho imparato tante cosine sul digitale, la mia più sincera risposta sarebbe senza dubbio : in principio aprii questo Blog per curiosità ma anche per condividere tanti dei miei pensieri, opinioni ed esperienze, poi è nata la passione di saperne sempre di più! Alla prossima…


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