Quanto è importante l’Ufficio Booking in Hotel?

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Quanto è importante l’Ufficio Booking in Hotel?

L’ufficio booking in hotel (anche detto Reservation office) fa sempre parte della Room division/ Front office ma più nello specifico addetto alla gestione prenotazioni di una struttura ricettiva (alberghiera o extralberghiera).

La prenotazione alberghiera (o extralberghiera) è uno dei compiti principali del reparto Front office per organizzare in un certo anticipo tutto il resto del lavoro e dei reparti, le tariffe applicabili partendo dalla tariffa base (o Bottom rate) fino alla rack rate (la tariffa più alta applicabile nei periodi in cui aumenta la domanda).

Per un ospite invece, la possibilità di poter contattare direttamente un hotel o altra struttura ricettiva è una garanzia, sia per capire la qualità del servizio sia anche per assicurarsi potenzialmente la miglior tariffa disponibile (la cosiddetta BAR rate).

La procedura di prenotazione varia a seconda delle dimensioni struttura, brand ufficiale e sistema di prenotazione utilizzato. In una struttura piccola, si potrebbe ancora oggi gestire in modo manuale, basandosi sui canali di vendita, un modulo excel per calcolare esattamente l’occupazione suddivisa per periodo, la tariffazione, organizzando così più efficacemente il resto del lavoro per gli altri reparti e/o acquisti.

Basandosi su ciò che svolge principalmente un Ufficio Booking in hotel, a partire da 10 camere ci si può affidare ad un sistema computerizzato, il CRS (Central Reservation System) : un modo per agevolare la scelta del cliente finale nell’effettuare la prenotazione presso la nostra struttura ma ci aiuta anche a capire meglio e calcolare quante camere e/o alloggi possono essere prenotati nello stesso periodo.

Quanti tipi di prenotazioni possono esserci?

  • prenotazioni dirette (via telefono, email, whatsapp)
  • via sito
  • canali di vendita online (OTA)
  • travel agent (agenzie di viaggio)
  • corporate agent (per alcuni tipi di hotel)
  • GDS (per hotel rivolti alla categoria corporate)

Quando una struttura dispone di un ufficio booking ha da pensare a parecchie cose, sia che si tratti di una start-up sia che si voglia ampliare la propria offerta ad un target diversificato : a chi rivolgere la propria offerta, a quale clientela e di quale nazionalità, tariffe da applicare, booking window, tempi di impostazione in modo corretto la propria strategia commerciale online ecc ecc

I contratti sono annuali e, specie se si opta per il mercato internazionale, deve essere calcolato tutto per bene ed in anticipo…

E se invece la struttura è piccolina? Come ci si può organizzare? Come verificare le proprie tariffe e dettagli vari? I canali di vendita ci danno una serie di statistiche su cui poter contare che, magari unito a dei moduli excel costruiti per meglio analizzare il nostro mercato, ci aiuterà nel compito di potenzialmente aumentare i nostri ricavi.

Luisa Rellini
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