E’ obbligatorio registrare le presenze in Hotel?

E’ obbligatorio registrare le presenze in hotel o altra struttura ricettiva? Recentemente mi è stata posta questa domanda e come può capitare con i proprietari o gestori di piccole attività, non sempre sono ben chiari tutti gli adempimenti.

Ebbene, dato che questo Blog aspira ad essere un utile guida di riferimento per coloro che cercano risorse per il proprio lavoro quotidiano, ci tengo ad inserire qualche informazione.

Tutti i gestori di strutture ricettive hanno il dovere di comunicare telematicamente alla questura di riferimento le generalità dei propri ospiti entro 24 ore dalla data di arrivo. Quest’obbligo vale anche per le strutture extra-alberghiere come bed & breakfast, agriturismi, case ed appartamenti per vacanze, ostelli, alloggi rurali e residence.

Con il D.Lgsl del 7 Gennaio 2013 del Ministero dell’Interno nonchè art. 109  del T.U.L.P.S. (Testo Unico della Legge di Pubblica Sicurezza) è stata resa obbligatoria la trasmissione delle schedine degli alloggiati via Internet, mediante il sito della questura per gli alloggiati. Qualora il soggiorno dell’ospite sia inferiore alle 24 ore, le schedine devono essere inviate immediatamente.

Nel caso in cui non si rispettino le norme e si ometta una registrazione degli ospiti si incorre in sanzioni penali con relativa denuncia alla Procura della Repubblica (previsto l’arresto fino a 3 mesi o un’ammenda fino ad € 206 con l’aggravante in caso di reiterazione del reato).

In caso di trasgressione delle norme regolanti le schedine alloggiati, si può incorrere in una revoca temporanea dell’autorizzazione a svolgere l’attività ricettiva.

Sono considerati documenti di identità le carte d’identità (valide per i Paesi Europei), passaporti per Inghilterra ed altri Paesi.

Cosa fare qualora un ospite si presenti senza documento valido (cosa che capita periodicamente) o con altra tipologia (vedi tessere del Ministero, patenti, cral, associazioni ecc ecc)?

Si dovrebbe sempre agire in modo corretto e responsabile :

  • se un cliente non ha documenti di riconoscimento validi, non può pernottare
  • non sono riconosciuti come validi documenti le denunce di smarrimento (quante volte capita?), furto etc (le robe assurde italiane andrebbero a suggerire al cliente di presentarsi in Questura con la schedina dell’hotel per ottenere una identificazione ufficiale dal funzionario di turno… (in caso di non ottemperanza da parte dell’impiegato, è prevista denuncia in Procura)
  • nessun cliente può dichiarare l’identificazione di altro ospite, pur presentandosi come responsabile
  • in caso di cliente abituale già presente nella nostra anagrafica, accertarsi che comunque sia in possesso del documento di identità che ci propose la volta precedente perchè qualora invece lo avesse smarrito, noi saremmo responsabili di una dichiarazione mendace ed il cliente non potrebbe (teoricamente) fare denuncia di smarrimento (in casi estremi, dovremmo chiamare il 112 o 113 che – se siamo fortunati – si presenterà al nostro Desk entro ca mezz’ora…)
  • relativamente poi a minorenni non accompagnati dai genitori (quante volte capita?), devono avere una delega firmata con allegate le fotocopie dei documenti dei genitori, allegata alla schedina ed inviata alla questura. Il minore deve comunque presentare il suo documento di riconoscimento con foto.
  • altro caso standard : il receptionist deve conoscere l’identità di chi sale in camera con l’ospite. In caso di parenti dell’ospite, è discrezione dell’impiegato richiedere un documento da custodire per quel breve lasso di tempo. Altre persone non possono accedere se non registrate e con pagamento del supplemento previsto come “extra pax”.

Se un cliente porta con sè un ospite in camera senza farlo identificare, l’impiegato di turno è autorizzato ad informare gentilmente l’ospite che a breve avviserà l’Autorità competente o direttamente il 112 o 113 nonchè a comunicare ai colleghi subentranti quanto avvenuto durante il suo turno di lavoro. (Fonte : guidaalberghiera.net)

Come registrare le presenze in Hotel o altra struttura ricettiva?

Il Dipartimento della P.S. ha realizzato un portale per inviare telematicamente le generalità delle persone alloggiate nelle strutture ricettive.

Per l’abilitazione, occorre richiedere le credenziali alla Questura di riferimento. Maggiori informazioni sono presenti al seguente link https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/

La possibilità di recapitare le schedine in formato cartaceo alla Questura o tramite i Carabinieri non è più consentita. L’utilizzo del fax o della posta elettronica certificata è previsto solo in caso di impedimento alla trasmissione dei dati per problemi tecnici del sistema Alloggiati Web.

Alla prossima con altre informazioni e strumenti…

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