Cancellation Policy: quanto è importante capirne i pro e contro per tutelarsi al meglio? Cosa si intende e perchè viene impostata dagli albergatori o host?
La definizione più corretta che si può dare alla politica di cancellazione è chiaramente relativa ai tanti casi che si verificano legati alle cancellazioni tardive o anticipate (vedi le c.d. variabili distorsive).
Recentemente ho ricevuto una richiesta in merito ed ho pensato di analizzare meglio l’argomento, visto che può essere di interesse per tutti coloro che magari scelgono di prenotare la propria vacanza presso una struttura ricettiva, alberghiera o extralberghiera, ma che non valutano la cancellation policy per vari motivi (in genere la si trova in fondo all’accordo stipulato, ma si pensa più che altro al prezzo speso e saldo da dover o meno riconoscere.
Già in passato trattai in modo diverso l’argomento… scrissi infatti di quello che possiamo definire un contratto d’albergo
La politica tipica delle strutture alberghiere prevede la gratuità se la cancellazione viene ricevuta entro 24, 48 o 72 ore prima dell’arrivo previsto. Possono esserci ulteriori varianti che prevedono per esempio
- importi più elevati a seconda del giorno in cui si effettua la cancellazione.
- In alternativa si può valutare la tariffa non rimborsabile che prevede un’ agevolazione sulla tariffa ma anche una penalità in caso di cancellazione (ci sono naturalmente tante eccezioni valutabili, quali per esempio la possibilità per il cliente di poter usufruire di quel soggiorno in un altro momento storico qualora avesse dei problemi).
La recente richiesta però mi ha ispirato un approfondimento del discorso perchè i diritti e doveri sono da entrambe le parti (cliente ed albergatore o host).
La formula che in genere si legge è simile a questa:
Se la cancellazione o modifica avviene entro 24 (48 o 72 ore) dalla data di arrivo prevista, non verrà addebitato alcun costo. In caso di successiva cancellazione o modifica, così come in caso di no-show, verrà addebitato l’intero importo (salvo diversamente disposto).
Per le prenotazioni soggette a tariffe promozionali o speciali si applicano le condizioni previste e comunicate per iscritto al momento della prenotazione (vedi per es. sconti speciali o tariffa non rimborsabile).
In caso di partenza anticipata, verrà addebitato l’intero importo del soggiorno (salvo diversamente disposto o pattuito).
Se vi sembra sbagliato quanto state leggendo, la mia risposta non può essere che confirmativa verso tutte le strutture alberghiere o extralberghiere che si devono tutelare in qualche modo.
Altro caso che potrebbe capitare (successo anche a me come cliente) è il verificarsi di una situazione che vi/ci impedisce di arrivare il giorno prenotato. Meglio cautelarsi in questo caso, avvisando l’hotelier o host di arrivo posticipato al giorno previsto perchè altrimenti potreste rischiare di perdere il vostro spazio riservato (in questo modo invece, verrà semplicemente addebitata la prima notte ed il cliente potrà presentarsi l’indomani anche alle 7 del mattino).
Se il cliente non si presenta, l’hotelier può rimettere in vendita quella camera o appartamento senza incorrere in alcun inadempimento.
Un buon consiglio ricevuto? Potrebbe essere una idea applicare 2 cancellation policy diversificate a seconda del canale di vendita interessato, offrendo una maggiore flessibilità al cliente diretto rispetto al canale intermediato.
Così come è possibile trovare differenti cancellation policy a seconda che la struttura sia alberghiera o extralberghiera, più o meno flessibile e con differente gestione a seconda della location.
E la vostra esperienza?
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